物业公司文书、档案管理规定

文书、档案管理规定
JFPG/R-054/2002
为加强公司文书、档案管理工作，有效地保护和利用文书、档案，维护公司合法权益，特制订本规定：
一、 本规定所称的文书、档案是指过去和现在的公司各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录；和各种收发文件等。
二、 公司及各部门、员工有保护文书、档案的义务。
三、 文书、档案工作实行统一领导，分级保管、分级查阅的原则。
四、 公司各部门指定专人负责文书、档案管理工作（即文件管理员）。指定文件管理员经人事行政部培训后，按文书的收发、登记、印制、传阅、保管、立卷、归档等相关要求严格遵守各项操作制度，以保证文书的运转速度和运转质量。在运转中，凡机密以上密级的文件，应根据规定严格控制接触范围，防止失密泄密。
五、 人事行政部应逐步完善档案制度，确保档案安全和方便利用，采用科学手段，逐步实现档案管理现代化。
六、 整理办法：根据文书、档案的性质、内容、种类、密级等分门别类地进行管理，以问题特征为主，立小卷，一事一卷。当年立前一年的卷，并预立当年的卷；立卷时按不同价值把保管期限分为永久、长期、短期。
七、 属于公司保管的档案：公司人事行政部及各部门的文件管理员做好平时文件的预立卷工作，并在事件结束后或在每季头一个月的十日前将上季需归档的预立卷的文件整理成册移交人事行政部保管，任何人不得据为己有。
八、 属部门保管的档案：在每季头一个月十日前汇编成册上报人事行政部，各分级保管者在每年的二月十日前将档案总目录、预立卷材料的目录交人事行政部。
九、 在业务中对外签署的各种经济合同按《合同管理规定》处理。
十、 受控文件和资料的相关规定，按《文件和资料管理程序》执行。质量记录的相关规定按《质量记录管理程序》执行。
十一、 监督：人事行政部根据各部门和各部门上报的档案总目录、预立卷材料的目录，进行定期或不定期的检查，来监督各部门及各部门档案的管理工作。
十二、 销毁：须报总经理批准，销毁时应有两人以上负责监销，并在清单上签字。
十三、 借阅：因工作需要借阅文档的，应按《文书、档案借阅管理规定》处理。
十四、 各部门应尽量采用电脑管理和工作，便于业务资料的数字化处理和保存。公司所有有价值的文件、报表、业务记录等必须备份。备份盘与源盘应分开存放。