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超市商品采购的模式

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超市采购的模式按超市是否连锁可分为单店采购模式和连锁采购模式。其中连锁采购模式,又可按集权与分权的程度可细分为集中采购模式和分散采购模式。

  单店采购模式

  尽管超市越来越趋向于大规模连锁型发展,但单体的超市仍广泛地存在着。在这种超市里,商品采购常由一个采购部负责,直接与众多的供应商打交道,一般进货量较小,配送成本较大,必须努力实现采购的科学管理,否则失败的风险很大。对于一些规模不大的超市,有时店长直接负责商品采购,但实现较为理想的商品组合仍是困难的,特别是由于进货量小,不可能取得较低的进货价格,减少流通环节,降低商品价格成为可望不可及的事情。
  这种超市的店长是企业的法人代表,可以完全按照自己的经营意愿开展经营活动。单店超市卖场规模一般比较小,经营商品通常在2000种以下,在竞争中往往处于劣势。单店超市的商品采购模式主要有如下三种具体形式:
  (1) 店长或经理全权负责。商品采购的权力完全集中在店长或经理手里,有他选择供应商,决定商品购进时间和购进数量。
  (2) 店长授权采购部门经理具体负责。超级市场店长将采购商品的工作下放给采购部门的经理,由采购部门经理根据超级市场经营的情况决定商品采购事宜。
  (3) 由超级市场个商品部经理具体采购。超级市场商品部经理是一线管理人员,他们熟悉商品的经销动态,比较了解消费者的偏好,可以根据货架商品陈列情况以及仓储情况灵活地进行商品采购决策,因此,这种形式比上述两种形式更为有效。
  不论采用哪种形式,单店超市由于规模较小,经营商品品种较少,在商品采购数量方面不占优势,在与供应商的价格谈判中常常处于劣势地位,也就不利于其实行低价格策略。

  集中采购模式

  集中采购模式是指超市设立专门的采购机构和专职采购人员统一负责超市的商品采购工作,如统一规划同供应商的接洽、议价、商品的导入、商品的淘汰以及POP促销等,超市所属各门店只负责商品的陈列以及内部仓库的管理和销售工作,对于商品采购,各分店只有建议权,可以根据自己的实际情况向总部提出有关采购事宜。
  集中统一的商品采购是连锁超市实现规模化经营的前提和关键,只有实行统一采购,才能真正做到统一陈列、统一配送、统一促销策划、统一核算,才能真正发挥连锁经营的优势。有利于提高超市与供应商谈判中的议价能力。如今,中国的零售业不是利润最大化的行业,它现在的单体规模相当明显。如万佳百货在2000年做到了全省第一,也只不过是16.2亿元的销售额,只相当于沃尔玛全球销售额的千分之一都不到。所以,一定要在老店挖潜的同时不断开新店,不断扩大经营规模,不断扩大企业的市场占有率,做到经营规模最大化,我国民族零售业的前景才是有希望的。而集中采购正是实施规模化经营的基本保证。连锁零售企业实行了中央采购制度,大批量进货,就能充分享有采购商品数量折扣的优惠价格,保证了超市在价格竞争中的优势地位,同时也能满足消费者求廉的心理需求。
  (2)有利于降低商品采购成本。大批量集中进货,可以大幅度减少进货费用,再辅以配套的统一配送机构与制度,就能有效控制连锁零售超市的采购总成本。
  (3) 有利于规范超市的采购行为。在分散采购制度中,由于商品采购的决定权下放到各分店,对采购行为很难实施有效的约束,所以采购员的种种不规范行为屡禁不止。而中央采购制度则有利于规范企业的采购行为,为超市营造良好的交易秩序和条件。

  分散采购模式

  分散采购模式就是超市将采购权力分散到各个分店,由各分店在核定的金额范围内,直接向供应商采购商品。从超市的发展趋势来看,分散采购是不可取的,因为它不易控制、没有价格优势以及采购费用高。分散采购模式有以下两种具体形式:
  ◎ 完全分散采购
  完全分散采购形式是超市总部根据自身的情况将采购权完全下放给各分店,由各分店根据自己的情况灵活实施采购,它最大的优点是灵活,能对顾客的需求做出有效的响应,比较有利于竞争,比如:法国的家乐福公司曾经在很长一段时间都是实行分散采购,由于其单店规模巨大,同样也有效。但完全分散采购的最大弊端在于不能发挥规模采购的优势,不利于压低价格,不利于控制采购,因此就连家乐福这样的超市公司也逐渐向集中采购模式转变。
  ◎ 部分分散采购
  部分分散采购形式是超市总部对各分店的地区性较强的商品(如一些地区性的特产就只适合于该地区销售),以及一些需要勤进快销的生鲜品实行分散采购,由各分店自行组织进货,而总部则对其他的商品进行集中采购。
  如:某一分店的目标消费者有特殊的饮食习惯,而总部又不了解市场行情,在这种情况下,由分店进行商品采购决策就比较适宜。这种制度具有较强的灵活性,使分店可以根据自身的特征采取弹性的营销策略,确保了分店效益目标的实现。

商品采购合同的管理
 

一、商场采购合同的内容
  商场采购合同的条款构成了采购合同的内容,应当在力求具体明确,便于执行,避免发生纠纷的前下,具备以下主要条款:
  1.商品的品种、规格和数量
  商品的品种应具体,避免使用综合品名;商品的规格应规定颜色、式样、尺码和牌号等;商品的数量多少应按国宝统一的计量单位标出。必要时,可附上商品品种、规格、数量明细表。
  2.商品的质量和包装
  合同中应规定商品所应符合的质量标准,注明是国家或部颁标准;无国家和部颁标准的应由双方协商凭样订(交)货;对于副、次品应规定出一定的比例,并注明其标准;对实行保换、保修、保退办法的商品,应写明具体条款;对商品包装材料、包装式样、规格、体积、重量、标志、及包装物的处理等,均应有详细规定。
  3.商品的价格和结算方式
  合同中对商品和价格的规定要具体,规定作价的办法和变价处理等,以及规定对副品、次品的折扣办法;规定结算方式和结算程序。
  4.交货期限、地点和发送方式
  交(提)货期限(日期)要按照有关规定,并考虑双方的实际情况、商品特点和交通运输条件等确定。同时,应明确商品的发送方式(送货、代运、自提)。
  5.商品验收办法
  合同中要具体规定在数量上验收和在质量上验收商品的办法、期限和地点。
  6.违约责任
  签约一方不履行合同,违约方应负物质责任,赔偿对方遭受的损失。在签订合同时,应明确规定,供应者有以下三种情况时应付违约金或赔偿金:
  (1)未近合同规定的商品数量、品种、规格供应商品;
  (2)未按合同规定的商品质量标准交货;
  (3)逾期发送商品。购买者有逾期结算货款或提货,临时更改到货地点等,应付违约金或赔偿金。
  7.合同的变更和解除条件
  在什么情况下可变更或解除合同,什么情况下不可变更或解除合同,通过什么手续来变更或解除合同等情况,都应在合同中予以规定。
  除此之外,采购合同应视实际情况,增加若干具体的补充规定,使签订的合同更切实际,更有效力。

  二、采购合同的签订
  1.签订采购合同的原则
  (1)合同的当事人必须具备法人资格。这里的法人,是指有一定的组织机构和独立支配财产,能够独立从事商品流通活动或其他经济活动,享有权利和承担义务,依照法定程序成立的企业。
  (2)合同必须合法。也就是必须遵照国家的法律、法令、方针和政策签订合同,其内容和手续应符合有关合同管理的具体条例和实施细则的规定。
  (3)必须坚持平等互利,充分协商的原则签订合同。
  (4)当事人应当以自己的名义签订经济合同。委托别人代签,必须要有委托证明。
  (5)采购合同应当采用书面形式。
  2.签订采购合同的程序
  签订合同的程序是指合同当事人对合同的内容进行协商,取得一致意见,并签署书面协议的过程。一般有以下五个步骤:
  (1)订约提议。订约提议是指当事人一方向对方提出的订立合同的要求或建议,也称要约。订约提议应提出订立合同所必须具备的主要条款和希望对方答复的期限等,以供对方考虑是否订立合同。提议人在答复期限内不得拒绝承诺。
  (2)接受提议。接受提议是指被对方接受,双方对合同的主要内容表示同意,经过双方签署书面契约,合同即可成立,也称承诺。承诺不能附带任何条件,如果附带其他条件,应认为是拒绝要约,而提出新的要约。新的要约提出后,原要约人变成接受新的要约的人,而原承诺人成了新的要约人。实践中签订合同的双方当事人,就合同的内容反复协商的过程,就是要约→新的要约→再要约→……直到承诺的过程。
  (3)填写合同文本。
  (4)履行签约手续。
  (5)报请签约机关签证,或报请公证机关公证。
  有的经济合同,法律规定还应获得主管部门的批准或工商行政管理部门的签证。对没有法律规定必须签证的合同,双方可以协商决定是否签证或公证。

  三、商场采购合同的管理
  采购合同的管理应当做好以下几方面的工作:
  1.加强商场采购合同签订的管理
  加强对采购合同签订的管理,一是要对签订合同的准备工作加强管理。在签订合同之前,应当认真研究市场需要的和货源情况,掌握商场的经营情况、库存情况和合同对方单位的情况,依据本商场的购销任务,收集各方面的信息,为签订合同、确定合同条款提供信息依据;二是对签订合同过程加强管理,在签订合同时,要按照有关的合同法规定的要求,严格审查,使签订的合同合理合法。
  2.建立合同管理机制和管理制度,以保证合同的履行
  商场应当设置专门机构或专职人员,建立合同登记、汇报检查制度,以统一保管合同、统一监督和检查合同的执行情况,及时发现问题,采取措施,解决纠纷,保证合同的履行。同时,可以加强与合同对方的联系,密切双方的协作,以利于合同的顺利实现。
  3.处理好合同纠纷
  当经济合同发生纠纷时,双方当事人可协商解决。协商不成,可以向国家工商行政管理部门申请调解或仲裁,也可以直接向法院起诉。
  4.信守合同
  合同的履行情况好坏,不仅关系到商场经营活动的顺利进行,而且也关系本商场的声誉和形象。

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